Automatizimi i dokumenteve
Kontrata, raporte dhe dokumente në sekonda, jo në orë
Nëse ekipi juaj plotëson çdo ditë të njëjtat shabllone (kontrata, oferta, raporte, vërtetime), pjesa më e madhe e kohës shkon në kopjim-ngjitje, dhe çdo kopjim-ngjitje është mundësi për një gabim që krijon rrezik real.
Ne ndërtojmë sisteme që marrin të dhënat nga CRM-ja, formularët ose baza juaj e të dhënave, zgjedhin variantin e duhur të shabllonit, aplikojnë klauzolat me kushte dhe prodhojnë dokumente të gatshme në PDF dhe Word, për shqyrtim ose për nënshkrim elektronik. Në një projekt për një zyrë ligjore në Kosovë, hartimi i një kontrate ra nga rreth 45 minuta në më pak se 90 sekonda, me mbi 10.000 dokumente në muaj.
Çfarë dorëzojmë
Motor shabllonesh
Shabllonet tuaja të miratuara, të shndërruara në shabllone të strukturuara, me versione dhe logjikë me kushte.
Logjika e klauzolave
Rregulla që zgjedhin klauzolat sipas juridiksionit, produktit, llojit të klientit ose çdo fushe tjetër.
PDF dhe Word
PDF të gatshëm për shtyp dhe version Word i redaktueshëm për shqyrtim.
Integrime
Të dhënat hyjnë nga CRM-ja, formularët ose baza e të dhënave; dokumentet dalin në arkiv, email ose për nënshkrim elektronik.
Mjet i brendshëm web
Një ndërfaqe e thjeshtë ku stafi gjeneron, shqyrton dhe ndjek dokumentet pa prekur shabllonet.
Përpunimi i dokumenteve (IDP)
Edhe në drejtimin e kundërt: nxjerrja e të dhënave nga PDF dhe skanime me OCR dhe verifikim.
Si e trajtojmë
- 01
Inventari i shablloneve
Mbledhim shabllonet, variantet dhe rregullat që njerëzit i zbatojnë sot me dorë.
- 02
Dizajni i logjikës
Logjika e klauzolave dhe fushat e të dhënave hartohen dhe miratohen nga ekspertët tuaj.
- 03
Ndërtimi dhe testimi paralel
Sistemi punon krah procesit aktual derisa rezultatet të përputhen dokument pas dokumenti.
- 04
Vënia në punë
Trajnim i stafit, procedurë për përditësimin e shablloneve dhe monitorim i vëllimeve dhe gabimeve.
Rast studimi
Automating 10,000 Contract Drafts Per Month for a Legal Firm
Rasti i plotë është i përshkruar në anglisht: problemi, qasja dhe rezultatet e matura.
Lexoni rastin e plotë (anglisht)- Average contract drafting time reduced from 45 minutes to under 90 seconds
- Error rate on standard contracts dropped to effectively zero
- 10,000+ documents processed per month with no additional headcount
- Paralegals redeployed to higher-value review and client-facing work
Teknologjia që përdorim
- Python
- Jinja2
- WeasyPrint
- python-docx
- OCR
- REST API
- Salesforce & HubSpot
- AWS Lambda
Pyetje të shpeshta
Çfarë lloj dokumentesh mund të automatizohen?
Çdo dokument që ndjek rregulla: kontrata, marrëveshje konfidencialiteti, kontrata pune, oferta, fatura, vërtetime, raporte dhe dokumente përputhshmërie. Nëse një person e plotëson nga të dhënat dhe rregullat, mund të automatizohet.
A mund t’i shqyrtojnë juristët dokumentet para se të dërgohen?
Po. Sistemi mund të prodhojë një version Word të redaktueshëm për shqyrtim krahas PDF-së përfundimtare, dhe asgjë nuk dërgohet automatikisht nëse nuk e dëshironi.
Si i përditësojmë shabllonet më vonë?
Shabllonet kanë versione dhe mund t’i ndryshojë stafi i autorizuar, me një hap testimi që i tregon ndryshimet para se të hyjnë në fuqi.
A funksionon me nënshkrimin elektronik?
Po. Dokumentet e gjeneruara mund të dërgohen drejt në platformat e nënshkrimit elektronik përmes API-ve të tyre, dhe kopjet e nënshkruara arkivohen automatikisht.
A janë të sigurta të dhënat tona?
Dokumentet gjenerohen në mjedisin tuaj cloud ose në tonin, sipas një marrëveshjeje për përpunimin e të dhënave, me kontroll qasjeje dhe regjistër veprimesh. Ndjekim parimet e GDPR-së për të dhënat personale.
Na tregoni çfarë ju duhet të ndërtoni
Një takim prej 30 minutash mjafton për të kuptuar qëllimet tuaja dhe për t’ju thënë sinqerisht si do ta trajtonim, dhe nëse jemi zgjedhja e duhur.